Så omvandlar AI leverantörsofferter till strukturerad affärsdata

Bakgrund

Elkedjan är Sveriges största rikstäckande kedja av elinstallatörer och samordnar inköp och leverantörskontakter i ett omfattande, geografiskt utspritt nätverk. Varje månad skickas hundratals offertförfrågningar till leverantörer runt om på marknaden. Svaren kommer via e-post, ofta i form av omfattande PDF-filer och bilagor som innehåller priser, produktinformation, leveransvillkor och tekniska specifikationer.

En stor mängd affärskritisk information fanns inlåst i ostrukturerade dokument, vilket krävde omfattande manuellt arbete innan den kunde användas i verksamheten. Informationen behövde granskas, tolkas och registreras manuellt i interna ERP-system innan offerter kunde godkännas och hanteras vidare. I takt med att antalet offerter ökade växte också den administrativa belastningen. Processen blev tidskrävande, svår att skala upp och starkt beroende av manuella arbetsmoment.

Tillsammans med Esatto och Ecometrix initierade Elkedjan därför ett projekt för att undersöka hur AI-driven dokumenttolkning kunde automatisera och effektivisera detta arbetsflöde.

Uppdraget

Målet var att skapa en skalbar lösning som kunde omvandla leverantörsofferter från ostrukturerade PDF-dokument till strukturerad, systemredo data. Ambitionen var inte enbart att digitalisera dokumenten, utan att skapa ett smartare, mer skalbart och datadrivet arbetssätt.

Lösningen fokuserade på att:

• Automatiskt tolka leverantörsofferter.

• Extrahera relevant kommersiell information och produktdata.

• Strukturera informationen i format som är kompatibla med ERP-processer.

• Skapa en skalbar grund för framtida automatisering av arbetsflöden.

Lösningen byggdes med Zeno, Ecometrix AI-plattform för intelligent dokumenthantering. Genom att kombinera avancerad dokumentförståelse, AI-baserad informationsutvinning och en molninfrastruktur anpassad för företag kan plattformen tolka leverantörsofferter oavsett format och omvandla dem till strukturerad data som är redo att användas i verksamhetens system.

Det gör det möjligt för Elkedjan att behandla offerter snabbare, minska den manuella administrationen och lägga grunden för framtida automatisering.

AI som en operativ accelerator

Projektet visade snabbt det praktiska värdet av AI-driven dokumenthantering. Istället för att manuellt granska och registrera information från leverantörsofferter kunde AI-modeller automatiskt identifiera, extrahera och strukturera relevant information. Data som tidigare varit inlåst i PDF-dokument blev omedelbart tillgänglig och användbar i verksamheten.

Arbetsflödet kombinerar OCR-baserad dokumentförståelse med LLM-baserad tolkning och deterministisk mappningslogik. Detta gör det möjligt att hantera stora variationer mellan olika leverantörers dokument samtidigt som resultatet levereras som strukturerad data kompatibel med efterföljande ERP-processer.

Projektet bekräftade samtidigt en viktig insikt om praktisk AI-användning: det största värdet ligger inte enbart i själva automatiseringen, utan i möjligheten att skapa skalbara och återanvändbara arbetsflöden kring data som tidigare varit svår att utnyttja.

Genom att kombinera AI-baserad informationsutvinning med mänsklig validering kunde Elkedjan både öka effektiviteten och förbättra datakvaliteten samtidigt som modellerna kontinuerligt förfinades över tid.

Detta skapar en stark operativ grund för framtida automatiseringsinitiativ.

Byggt för företagskritiska krav

Eftersom leverantörsofferter ofta innehåller affärskänslig information var säkerhet ett grundläggande krav redan från projektets start. Lösningen driftas i europeiska molnmiljöer, stödjer GDPR-anpassad behandling och omfattar kryptering, behörighetsstyrning samt full spårbarhet.

Det gör det möjligt för Elkedjan att dra nytta av AI-driven automatisering samtidigt som höga krav på säkerhet, regelefterlevnad och styrning upprätthålls.

Så arbetar vi med AI-driven automatisering idag

Varje AI-projekt bidrar till att utveckla hur vi utformar och implementerar framtida arbetsflöden. Tre viktiga insikter från detta projekt har blivit vägledande i vårt arbete med AI-driven automatisering:

1. AI skapar störst värde när den integreras i verksamhetens processer

Den största effekten uppnås när AI blir en naturlig del av befintliga affärsprocesser, inte när den används som en fristående teknisk funktion.

2. Strukturerad data är nyckeln till skalbarhet

Det verkliga affärsvärdet uppstår när ostrukturerade dokument omvandlas till återanvändbar, strukturerad information som kan flöda vidare till befintliga system och rapporteringsprocesser.

3. Mänsklig validering förbättrar AI över tid

Genom att kombinera automatisering med mänsklig återkoppling skapas mer tillförlitliga arbetsflöden samtidigt som AI-modellerna kontinuerligt förbättras.

Resultatet: Mer tid för försäljning

Projektet gav Elkedjan ett betydligt mer skalbart och effektivt sätt att hantera leverantörsofferter.

• Mer tid för värdeskapande försäljning – Genom att automatisera administrativa arbetsuppgifter frigörs tid för mer kvalificerat och kundnära säljarbete.

• Minskad manuell administration – AI-driven informationsutvinning minskar behovet av repetitiv registrering och dokumenthantering.

• Snabbare tillgång till verksamhetsdata – Leverantörsofferter blir omedelbart tillgängliga för granskning, analys och vidare bearbetning.

• Högre kvalitet och bättre konsekvens – Standardiserad informationsutvinning ökar enhetligheten mellan olika leverantörers dokument och minskar risken för manuella fel.

• Grund för fortsatt automatisering – Projektet skapar förutsättningar för att på sikt automatisera hela processen från inkommande e-post till registrering i ERP-systemet.

• Bättre utnyttjande av affärsdata – Strukturerad offertdata ger bättre insikter om leverantörsaktivitet, prissättning och verksamhetens prestation.